1日の予定を入れすぎないようにしている理由

昔から1日に何件も予定を入れるのは苦手でした。
独立した今も1日の予定は1,2件程度にしています。

予定どおりに終わらないと思っている

スケジュールは予定どおりに終わらないと思っています。
経験上、1時間で予定していた会議や打ち合わせが1時間で終わることはまれです。

時間が延びることもあれば、すぐに終わってしまうこともあります。
早く終わるならいいですが、延びたときが問題です。

1日の予定を詰め込んでしまうと次の予定まで時間がない状態でしょう。
そうすると、前の予定の延びて次の予定に遅れてしまったり、打ち合わせを中途半端なところで切り上げないといけません。
または、次の予定に間に合うか気になって会議や打ち合わせに集中できないかもしれません。

予定を詰め込みすぎるとこういったことが起こりえるので、
時間に追われないように予定は詰め込みすぎないようにしています。

ダブルブッキングしやすくなる

詰め込めるだけ予定を詰め込むと、予定が被る恐れがあります。
予定を入れ忘れていた、１日間違えた、という初歩的なミスによるものです。

普段はそんなミスをしないとしても、忙しく次の予定が迫っていると
「あとでカレンダーに登録しよう」ということを、ついやってしまいがち。

また、今は基本的にひとりで仕事をしていますが、勤務時代は応接室をほかの従業員と取り合うことがありました。
（今だとZoomのアカウントを誰が使うか取り合いになることがあるでしょう。）
誰かが使うつもりだった応接室を抑え忘れることがあります。
たとえば、応接室が2つしかないのに同じ時間に3組来客の予定がある、という事態になりかねません。

こうなると、誰をどこの部屋に案内するのか、案内できなかった来客はどうするのか、
場合によっては、せっかく来てもらったその場でリスケをお願いすることもなるでしょう。

相手に失礼であると同時に、非生産的で非常に無駄な時間です。

ですので、ミスを減らす、無駄な作業をなくすという意味でも予定は入れすぎには注意です。

ちなみに私は先に入っている予定を優先するようにしています。
偉い人だから、仕事だから、お客様だから、たくさんお金を払ってくれるから、
という理由でそういった人を優先して後から予定を変更したくありません。
先に予定を組んでくれている相手に失礼ですし、そうならないように私がスケジューリングをすればいいのです。
（独立した理由の一つでもあります）

面談はなんだかんだ言って疲れる

冒頭のとおり、1日で行う面談は2件程度にしています。

私は、面談は集中力が必要で疲れるものだと思っています。
面談では少なくとも次が必要です。
・相手の状況を聞く。
・話を理解、整理する。
・知り得る知識の中で可能性や最適解を検討する。
・相手が求めているだろう回答を意識する。
・相手が分かりやすい言葉で伝える。

面談や打ち合わせなんて話すだけだから疲れない、という方もいるかもしれませんが、
私には1日に何件も面談をするのはとても無理です。

以前、１日で4件面談したことがありました。
はじめてお話しする方もいて、普段以上に緊張しますので疲労が増します。
面談だけで疲れてしまい、その日は仕事になりませんでした。

私自身のタフさや普段の運動不足による体力低下もあると、反省もしました。
しかし、面談の準備や面談後の論点整理の時間も必要ですので今後4件の面談は難しいなと。

ですので1日2件以内を死守したいと思っています。
疲れると頭も働かなくなります。
それに、そんな状態で相談に乗るのはせっかく予定をあわせていただいた相手も失礼だと思いますし。