できるだけ簡潔に伝えるために意識していること

仕事をするうえでコミュニケーションは欠かせません。

だらだらと時間をかけても良いコミュニケーションが取れるとは限りません。

勘所は抑えつつ、かつ、簡潔なものを意識しています。

そうはいいつつも、実行するのが難しく日々反省しているのですが。

相手の時間を使っている意識を持つ

仕事をしていれば、誰かと話したりメールしたりとコミュニケーションをとる場面が少なくないです。

相談や話し合いが必要な場面は必ずありますし、それ自体は必要なことでしょう。

ただ、コミュニケーションをとるということは、少なからず相手の時間を使っていると意識を持つようにしています。

面と向かって話す場合、相手の作業を止めることになります。

これがメールなら相手の好きなタイミングで確認できます。

それでも、メールを読んでもらう、読んで考えてもらい返信してもらうことになるので、やはり相手の時間を使うことになります。

自分が抱えている問題を解決することも非常に大切です。

そして、それと同じくらい相手の時間も大切なものです。

丁寧＝いいこと、とは限らない

丁寧であること＝いいこと、とは限りません。

状況を選ばないと逆効果になります。

たとえば、明らかにやらされている仕事なのに「〇〇させていただきます」、と表現すれば嫌味ととられかねません。

特にメールにおいて話の本質と関係のない無駄な表現、丁寧な言葉はそれだけで文章が長くなり、読む気がなくなります。

本人は、丁寧に詳細に説明することがいいと思い、エビデンスや背景を細かく話したくなることもあるでしょう。

やはり、こういうときは冗長になりがちです。

聞く側にとっては結論や言いたいことはなんだろう、となります。

興味がない、重要ではないことを延々と聞かされるのはストレスでしょう。

できるだけシンプルに

口頭でもメールでもシンプルに伝えることを意識しています。

必要なことは伝えつつ、受け手の負担を減らすのが理想です。

ありきたりですが、
・結論や用件を先に言う
・箇条書きで書く

これだけで随分と受け取る側の負担が違うかと。

特に、私はもともと細かいことが気になる正確なので無駄なことまで書いたり話しがちなので、今でも意識しないとダメです。

意識するだけでも徐々にコツがつかめるようになります。

特に社会人になりたての頃は苦労しました。

少し前まで学生だったので、ちゃんとビジネスメールを打ったこともありません。

当時の上司やトップの人に直接添削をお願いしたこともあります。

渾身の出来と思ったメールが赤文字だらけで帰ってきて泣きそうになったことも。

それでも、そこできちんと基本を教えてもらえたおかげで、今何とかやれています。

【編集後記】
前に書いた、当時働いていた事務所。
今は法人化して規模も拡大しています。
トップの方は月一でメルマガを発行されており、退職した今も読んでいます。
その中にあった、伝える工夫についての記事を読んで当時を思い出しながら書いてみました。

・長女（5歳）
今日は先週雨で中止だった遠足の予備日。
今度は無事に行けたようで良かったです。

・次女（0歳）
ここ数日、気温の変化が激しかったせいか少し風邪ぎみのようです。